3 ส เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสาร

ในการทำงาน หากใครที่มีความสามารถในการสื่อสารได้ดี ย่อมสร้างความน่าเชื่อถือให้กับคนที่ต้องร่วมงาน หัวหน้างานไว้วางใจ ส่งผลให้บุคคลนั้นเกิดความก้าวหน้าในหน้าที่การงานต่อไปได้

เคล็ดลับในการพัฒนาการสื่อสารให้มีประสิทธิภาพนั้น สามารถฝึกได้ง่าย ๆ ด้วยหลัก 3 ส ได้แก่

สะดวก สบาย สานต่อได้

ส สะดวก

กำหนดและทำความเข้าใจก่อนว่าใครคือผู้ฟัง และทำไมต้องสื่อสารกับผู้ฟังคนนี้ จุดประสงค์ในการสื่อสารครั้งนี้คืออะไร และจะใช้เวลาเท่าใดในการสื่อสาร
เตรียมเนื้อหาและสาระสำคัญที่ต้องการสื่อสาร โดยอาจจดโน๊ตไว้ล่วงหน้า เพื่อให้การสื่อสารข้อมูลมีการเรียงลำดับไปทีละประเด็น สามารถเก็บรายละเอียดได้ครบตามเจตนาที่ต้องการสื่อ

ก่อนเริ่มต้นสื่อสารควรถามความสะดวกของคู่สนทนาก่อน โดยอาจเกริ่นทำนอง คุณพอจะมีเวลาสัก...(ระบุเวลา) ไหม ฉันอยากจะขอคุยเรื่อง...(หัวข้อ) ถ้าผู้ฟังไม่สะดวกจะได้นัดแนะเวลากันใหม่

บอกหัวข้อที่ต้องการสื่อสารให้ทราบอย่างชัดเจนก่อนว่าต้องการสื่อ เรื่องอะไร ไม่ใช่พูดถามขึ้นมาลอย ๆ แบบไม่มีปี่ไม่มีขลุ่ย หรือ พูดเกริ่นที่มาของเรื่องนานจนทำให้ผู้ฟัง งง และสับสนจนตั้งคำถามว่า ต้องการพูดเรื่องอะไร?

ส สบาย

ผู้พูดควรใช้ภาษาที่เหมาะกับคู่สนทนา หากต้องใช้ศัพท์เทคนิค ควรมีการอธิบายความหมายนั้นด้วย เพื่อไม่ให้ผู้ฟังต้องตีความเอง หรือตามข้อมูลไม่ทัน เพราะต้องหยุดคิดหาคำตอบระหว่างการฟัง ซึ่งอาจทำให้เกิดการรับรู้ที่คลาดเคลื่อนไปได้

เลี่ยงการพูดไทยคำ อังกฤษคำ โดยไม่จำเป็น เพราะสมองของผู้ฟังต้องปรับภาษาไปมา ทำให้ผู้ฟังรู้สึกหงุดหงิด เกิดอคติในใจ ถ้าจำเป็นต้องใช้ภาษาอังกฤษให้ใช้หลักเดียวกับการใช้ภาษาเฉพาะ คือ ให้อธิบายความหมายประกอบด้วย

เลือกช่องทางหรือสถานที่ที่เหมาะสม สำหรับการสื่อสารในเรื่องนั้น ว่าควรสื่อผ่านช่องทางใดและควรใช้อุปกรณ์ใดประกอบการสื่อสาร เพื่อช่วยให้คู่สนทนาเข้าใจข้อมูลได้ดีและครบถ้วน

เปิดโอกาสให้มีการซักถามเพื่อคลายข้อสงสัย สร้างความเข้าใจที่ถูกต้อง รวมถึงการฟังความคิดเห็น หรือการแลกเปลี่ยนข้อมูลจากผู้ฟัง

ส สานต่อได้

สรุปประเด็นในการสื่อสารทั้งหมดเป็นระยะ เพื่อให้คู่สนทนาได้เห็นภาพรวม หากมีการพูดคุยหลายเรื่องหลายประเด็น

แจ้งคู่สนทนาในช่วงท้ายเป็นการย้ำว่าสิ่งที่สื่อสารทั้งหมดต้องการให้เขาทำอะไรต่อ เช่น ให้ดำเนินการต่อ กระจายข้อมูลต่อ ให้ช่วยแสดงความคิดเห็น เป็นต้น ผู้ฟังจะได้ทราบว่าตนเองต้องทำต่อภายหลังจากการรับสารนั้นแล้ว

ในกรณีที่การสื่อสารนั้น เป็นการมอบหมายงานหรือให้ความรู้ใหม่ อาจตั้งคำถามให้พูดทวนหรือสรุปหน้าที่ที่ต้องทำด้วยตนเอง เพื่อตรวจสอบความเข้าใจและป้องกันความผิดพลาดในการรับสาร

ก่อนจบการสื่อสาร ควรแสดงออกถึงการสนับสนุน การให้ความช่วยเหลือในกรณีมีประเด็นข้อสงสัย หรือเอ่ยแสดงความขอบคุณ ชื่นชม อวยพร เป็นการปิดท้าย เพื่อสร้างความรู้สึกดี ๆ

ลองใช้หลัก 3 ส เพื่อยกระดับการสื่อสาร ทำให้การสื่อสารครั้งต่อไปมีความกระชับ ชัดเจน ใช้เวลาน้อยลง และเพิ่มคุณภาพการสื่อสารให้มีประสิทธิภาพขึ้นกันดูนะคะ

---

  Author

ผศ.ดร.จิตรา ดุษฏีเมธา
อาจารย์มหาวิทยาลัย
นักจิตวิทยา
Senior Action Learning Coach
TPS Master Facilitator

  Artwork: Jutha.J