สร้างความรู้สึกปลอดภัยทางจิตวิทยา: เคล็ดลับเพื่อการประชุมที่มีประสิทธิภาพ

สร้างความรู้สึกปลอดภัยทางจิตวิทยา: เคล็ดลับเพื่อการประชุมที่มีประสิทธิภาพ

ในแต่ละสัปดาห์คุณใช้เวลาไปกับการประชุมไปเท่าไหร่กันบ้างคะ และคิดว่าผลลัพธ์ที่ได้จากการประชุมคุ้มค่ากับเวลาที่ลงทุนไปมากน้อยแค่ไหน

หากคุณรู้สึกว่าการประชุมในทีมของคุณยังไม่เกิดประสิทธิภาพเท่าที่ควร แม้ว่าจะได้วางโครงสร้างการประชุมไว้อย่างดีแล้ว อาจถึงเวลาที่ต้องกลับมาพิจารณาดูในมุมของ "ความรู้สึกปลอดภัยทางจิตวิทยา" ของผู้เข้าร่วมประชุมกันดูบ้าง

ความรู้สึกปลอดภัยทางจิตวิทยาเป็นปัจจัยสำคัญในการสร้างบรรยากาศที่เอื้อต่อการแสดงความคิดเห็นอย่างเสรี และการมีส่วนร่วมที่เต็มเปี่ยม หากบรรยากาศในที่ประชุมเต็มไปด้วยการมีส่วนร่วม ข้อโต้แย้งที่สร้างสรรค์ และการค้นหาวิธีแก้ปัญหาใหม่ ๆ นั่นเป็นสัญญาณที่ดีว่าทีมของคุณมีความรู้สึกปลอดภัยทางจิตวิทยา

แต่ถ้าการประชุมของคุณเต็มไปด้วยความตึงเครียด บรรยากาศที่อึดอัด และผลลัพธ์ที่ไม่เป็นไปตามที่คาดหวัง นั่นอาจเป็นสัญญาณที่บ่งบอกว่าควรให้ความสำคัญกับการสร้างความรู้สึกปลอดภัยทางจิตวิทยาในทีมมากขึ้น

การสร้างความรู้สึกปลอดภัยทางจิตวิทยาในการประชุมมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่สมาชิกในทีมกล้าแสดงความคิดเห็น กล้าถาม กล้ารับความเสี่ยง และร่วมมือกันสร้างผลลัพธ์ในงานอย่างมีประสิทธิภาพ ผู้นำการประชุมมีบทบาทสำคัญในการส่งเสริมสิ่งเหล่านี้ให้เกิดขึ้นได้อย่างเต็มที่

6 เคล็ดลับสำหรับผู้นำ ในการส่งเสริมความรู้สึกปลอดภัยทางจิตวิทยาในการประชุม มีดังนี้

1.กำหนดกฎกติกา หรือข้อตกลงร่วมกัน
การกำหนดกฎกติกาในการประชุมร่วมกัน โดยใช้สมรรถนะที่ส่งเสริมการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ เช่น การฟังอย่างตั้งใจ การเคารพซึ่งกันและกัน การสื่อสารเชิงสร้างสรรค์ และการเปิดใจรับฟังความคิดเห็นที่แตกต่าง จะช่วยกำหนดความคาดหวังของผู้เข้าร่วมประชุม ส่งเสริมการสร้างสภาพแวดล้อมที่ปลอดภัยและเปิดกว้างสำหรับทุกคน

2. ฟังอย่างตั้งใจ
การฟังอย่างตั้งใจเป็นทักษะสำคัญในการประชุม นอกจากการจับประเด็นสำคัญและการถามคำถามแล้ว การแสดงออกถึงความใส่ใจผ่านภาษากาย เช่น การสบตา การพยักหน้าเพื่อแสดงความเข้าใจ จะช่วยสร้างความรู้สึกว่าความคิดเห็นของสมาชิกในทีมได้รับความสำคัญ และส่งเสริมการสนทนาที่มีความหมายมากขึ้น


3. ส่งเสริมการมีส่วนร่วมอย่างเท่าเทียม
ในสถานการณ์ที่สมาชิกบางคนครอบครองการสนทนามากเกินไป อาจส่งผลให้สมาชิกคนอื่นไม่มีโอกาสแสดงความคิดเห็น ผู้นำประชุมสามารถใช้เทคนิคเช่น การแบ่งเวลาให้ทุกคนได้พูด หรือการตั้งคำถามเพื่อเชิญชวนให้สมาชิกทุกคนมีส่วนร่วม วิธีนี้จะช่วยสร้างความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของทีม และมั่นใจว่าเสียงของทุกคนได้รับการรับฟัง

4. ส่งเสริมการเรียนรู้จากความผิดพลาด
เมื่อเกิดความผิดพลาดขึ้น ให้เน้นที่การเรียนรู้และการพัฒนามากกว่าการตำหนิ หากมีเวลา ควรเชิญชวนทีมแบ่งปันประสบการณ์และวิธีการก้าวข้ามความท้าทาย วิธีนี้จะช่วยให้สมาชิกในทีมรู้สึกสบายใจในการรับความเสี่ยง และกล้าแสดงความคิดเห็นหรือเสนอแนวคิดใหม่ ๆ

5. นำการสนทนาที่เปิดเผยและตรงไปตรงมาอย่างสร้างสรรค์
การสนับสนุนการสนทนาที่เปิดเผยและตรงไปตรงมาจะช่วยเพิ่มโอกาสในการเรียนรู้และพัฒนา ผู้นำประชุมควรถามคำถามที่เปิดกว้างและเชิญชวนให้สมาชิกแสดงมุมมองที่หลากหลาย และเน้นว่าการไม่เห็นด้วยเป็นเรื่องที่ยอมรับได้ หากมีความขัดแย้ง ควรไกล่เกลี่ยด้วยความเห็นอกเห็นใจและมุ่งเน้นที่การหาจุดร่วม เพื่อเรียนรู้และแก้ปัญหาร่วมกัน

6.แสดงความขอบคุณอย่างจริงใจ
การแสดงความขอบคุณสำหรับการมีส่วนร่วม ไม่ว่าจะเป็นความคิดเห็น ผลลัพธ์ในงาน หรือความพยายามในการช่วยเหลือ จะช่วยเสริมสร้างความรู้สึกปลอดภัยและความเป็นส่วนหนึ่งของทีม การแสดงความขอบคุณอย่างเหมาะสมและเป็นธรรมชาติจะกระตุ้นให้สมาชิกมีส่วนร่วมอย่างกระตือรือร้นมากขึ้น

ลองนำเคล็ดลับทั้ง 6 ข้อไปปรับใช้ในการประชุมครั้งถัดไป เพื่อสร้างสภาพแวดล้อมที่สมาชิกในทีมรู้สึกปลอดภัยในการแสดงความคิดเห็นและร่วมมือกันอย่างเต็มที่ เพื่อสร้างการเปลี่ยนแปลงในการประชุมที่มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นกันนะคะ

Author
ยุ่ง ศริยา ประวงษ์
People & Culture Transformation Consultant
Action Learning Coach
Team Psychological Safety Facilitator

Artwork
ภัทรมน วงศ์สังข์

#theartofchange
#teampsychologicalsafety
#highperformingteam
#theartofchange
#wetreasureSUSTAINABLEGROWTHthroughPEOPLE